Trong những năm gần đây, chuyển đổi số, cải cách hành chính và ứng dụng khoa học, công nghệ đang ngày càng đi vào thực chất, trở thành một trong những giải pháp quan trọng nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước và chất lượng phục vụ Nhân dân. Với phương châm lấy người dân, tổ chức làm trung tâm phục vụ, Ủy ban nhân dân xã Kiến Hưng triển khai, đưa vào sử dụng “Trợ lý AI hỗ trợ thủ tục hành chính xã Kiến Hưng”, tạo thêm một kênh hỗ trợ để người dân chủ động tra cứu, tìm hiểu thông tin về thủ tục hành chính ngay trên điện thoại thông minh hoặc máy tính có kết nối Internet.

Việc triển khai Trợ lý AI hỗ trợ thủ tục hành chính là giải pháp ứng dụng công nghệ số vào hoạt động của chính quyền địa phương, góp phần đổi mới phương thức hướng dẫn, cung cấp thông tin về thủ tục hành chính; giúp người dân dễ dàng tiếp cận thông tin, chủ động chuẩn bị hồ sơ trước khi thực hiện thủ tục, giảm thời gian tìm kiếm thông tin và hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.

Trợ lý AI hỗ trợ thủ tục hành chính xã Kiến Hưng có những tiện ích gì?

Trợ lý AI được xây dựng để hỗ trợ người dân tra cứu thông tin về thủ tục hành chính bằng hình thức hỏi - đáp trực tuyến. Người dân không cần phải sử dụng những câu lệnh phức tạp mà có thể đặt câu hỏi bằng tiếng Việt theo cách giao tiếp thông thường.

Chẳng hạn, khi có nhu cầu đăng ký khai sinh, người dân có thể hỏi: “Đăng ký khai sinh cần những giấy tờ gì?”; khi thực hiện đăng ký kết hôn có thể hỏi: “Tôi muốn làm thủ tục đăng ký kết hôn”; hoặc đặt các câu hỏi như: “Hồ sơ gồm những gì?”, “Lệ phí bao nhiêu?”, “Nộp ở đâu?”, “Bao lâu có kết quả?”, “Có biểu mẫu không?”...

Sau khi xác định đúng thủ tục, Trợ lý AI có thể hỗ trợ cung cấp các thông tin liên quan như: thành phần hồ sơ cần chuẩn bị; biểu mẫu; trình tự thực hiện; thời gian giải quyết; phí, lệ phí; kết quả giải quyết; điều kiện thực hiện; căn cứ pháp lý; nơi nộp và cách thức nộp hồ sơ.

Đặc biệt, người dân có thể nêu những giấy tờ hiện mình đã có để hệ thống hỗ trợ kiểm tra sơ bộ. Ví dụ: “Tôi có căn cước công dân và giấy chứng sinh, hồ sơ khai sinh đã đủ chưa?”. Trợ lý AI sẽ đối chiếu với thành phần hồ sơ của thủ tục để thông tin những giấy tờ đã có, giấy tờ còn thiếu hoặc nội dung cần kiểm tra thêm. Khi nộp hồ sơ thực tế, cán bộ tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa sẽ thực hiện kiểm tra chính thức theo quy định.

Qua đó, người dân có thể chủ động tìm hiểu và chuẩn bị hồ sơ ngay tại nhà trước khi đến thực hiện thủ tục hành chính, góp phần tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Người dân sử dụng Trợ lý AI như thế nào?

Để tạo thuận lợi cho người dân, Trợ lý AI hỗ trợ thủ tục hành chính xã Kiến Hưng được triển khai trên hai kênh là Zalo và Website.

Đối với Zalo, người dân mở ứng dụng Zalo trên điện thoại, tìm kiếm hoặc quét mã QR để truy cập Official Account có tên “Trợ lý AI hỗ trợ TTHC xã Kiến Hưng”. Người dân cần kiểm tra đúng tên Official Account chính thức, sau đó bấm “Quan tâm” và mở khung trò chuyện để bắt đầu sử dụng.

Người dân chỉ cần nhập câu hỏi bằng tiếng Việt như khi trao đổi thông thường. Để hệ thống xác định chính xác nội dung cần tra cứu, nên nêu rõ tên thủ tục ngay từ câu hỏi đầu tiên, chẳng hạn: “Tôi hỏi thủ tục đăng ký kết hôn”, “Tôi hỏi thủ tục đăng ký khai sinh”...

Sau khi xác định được thủ tục, hệ thống có thể hiển thị các nội dung gợi ý để người dân lựa chọn như “Thành phần hồ sơ”, “Biểu mẫu”, “Lệ phí”, “Nơi nộp/Cách nộp”, “Thời gian xử lý”, “Kết quả”... Người dân có thể bấm trực tiếp vào nội dung cần tìm hiểu hoặc tiếp tục nhập câu hỏi của mình.

Do màn hình Zalo có giới hạn, đối với câu trả lời dài, hệ thống có thể hiển thị nội dung tóm tắt. Khi thấy mục “Xem đầy đủ trên web”, người dân bấm vào đường dẫn để xem toàn bộ thông tin và tiếp tục hỏi chi tiết trên Website.

Đối với Website, người dân có thể sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính có kết nối Internet để truy cập kienhung.aitracuu.vn. Tại giao diện Trợ lý AI, người dân nhập câu hỏi vào ô trò chuyện, lựa chọn đúng thủ tục và tiếp tục hỏi các nội dung cần biết.

Website có khả năng hiển thị nội dung đầy đủ hơn, thuận tiện cho việc xem thành phần hồ sơ, trình tự thực hiện, thời gian giải quyết, lệ phí, điều kiện, căn cứ pháp lý và tải biểu mẫu khi dữ liệu đã được cập nhật. Hệ thống cũng có khả năng giữ ngữ cảnh của thủ tục đang được hỏi, vì vậy sau khi đã xác định đúng thủ tục, người dân có thể hỏi tiếp bằng những câu ngắn như “hồ sơ gồm gì?”, “lệ phí?”, “nộp ở đâu?” mà không cần nhập lại đầy đủ tên thủ tục.

Những lợi ích thiết thực đối với người dân

Việc UBND xã Kiến Hưng triển khai Trợ lý AI hỗ trợ thủ tục hành chính trước hết nhằm tạo thêm một kênh thông tin thuận tiện, giúp người dân có thể tra cứu thông tin mọi lúc, mọi nơi khi có thiết bị kết nối Internet, thay vì phải trực tiếp đến cơ quan hành chính chỉ để hỏi những thông tin ban đầu về hồ sơ, biểu mẫu, thời gian hoặc cách thức thực hiện.

Thông qua việc tra cứu trước, người dân có thể biết mình cần chuẩn bị những giấy tờ gì, có biểu mẫu nào cần sử dụng, thời gian giải quyết bao lâu, có phải nộp phí, lệ phí hay không và nộp hồ sơ bằng hình thức nào. Việc chủ động chuẩn bị hồ sơ góp phần giảm tình trạng thiếu giấy tờ, phải bổ sung nhiều lần, qua đó tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho người dân.

Đồng thời, việc triển khai Trợ lý AI góp phần nâng cao tính công khai, minh bạch trong cung cấp thông tin về thủ tục hành chính; hỗ trợ cán bộ trong việc hướng dẫn những nội dung người dân thường xuyên quan tâm; từng bước đổi mới phương thức phục vụ của chính quyền theo hướng hiện đại, thuận tiện và gần dân hơn.

Đây cũng là giải pháp thiết thực nhằm thúc đẩy chuyển đổi số trên địa bàn xã Kiến Hưng, từng bước hình thành thói quen sử dụng các nền tảng, tiện ích số trong giải quyết công việc hằng ngày của người dân.

Một số lưu ý khi sử dụng Trợ lý AI

Để việc tra cứu đạt hiệu quả, UBND xã Kiến Hưng đề nghị người dân khi sử dụng Trợ lý AI cần nêu rõ tên thủ tục và nội dung cần tìm hiểu. Trường hợp hệ thống đưa ra nhiều thủ tục gợi ý, cần lựa chọn đúng tên thủ tục trước khi tiếp tục đặt câu hỏi.

Người dân không cung cấp mật khẩu, mã OTP hoặc các thông tin cá nhân nhạy cảm, không cần thiết trong quá trình sử dụng hệ thống.

Trợ lý AI là công cụ hỗ trợ tra cứu, tham khảo thông tin và chuẩn bị hồ sơ. Khi thực hiện nộp hồ sơ, cán bộ tại Bộ phận Một cửa vẫn thực hiện kiểm tra hồ sơ chính thức theo quy định. Trường hợp hệ thống chưa có dữ liệu, chưa xác định đúng nội dung hoặc người dân còn vướng mắc, đề nghị liên hệ Bộ phận Một cửa xã Kiến Hưng để được hướng dẫn, hỗ trợ.

Việc triển khai Trợ lý AI hỗ trợ thủ tục hành chính xã Kiến Hưng là một bước cụ thể trong quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ vào hoạt động phục vụ Nhân dân của UBND xã.

Để ứng dụng phát huy hiệu quả, UBND xã Kiến Hưng đề nghị cán bộ, công chức, các cơ quan, đơn vị, các thôn tăng cường thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn người dân tiếp cận và sử dụng; đồng thời đề nghị toàn thể Nhân dân tích cực tìm hiểu, trải nghiệm Trợ lý AI và chia sẻ tiện ích đến người thân, gia đình và cộng đồng.

Trong quá trình sử dụng, những phản ánh, góp ý của người dân cũng là cơ sở quan trọng để UBND xã tiếp tục rà soát, cập nhật, hoàn thiện nội dung và nâng cao chất lượng của Trợ lý AI, bảo đảm công cụ ngày càng dễ sử dụng, thiết thực và đáp ứng tốt hơn nhu cầu tra cứu thủ tục hành chính.

Mỗi người dân tích cực sử dụng dịch vụ số, tiện ích số là góp phần thúc đẩy chuyển đổi số tại địa phương; cùng xây dựng chính quyền xã Kiến Hưng công khai, minh bạch, hiện đại, thân thiện, lấy người dân làm trung tâm và phục vụ Nhân dân ngày càng tốt hơn./.